Com o início de 2019, chega a obrigação de emissão de faturas eletrónicas no fornecimento de bens e serviços às entidades públicas. Saiba o que precisa de fazer no seu PRIMAVERA.

A partir de 1 de janeiro de 2019, fornecedores e entidades da Administração Pública ficam obrigados, por lei, a emitir, transmitir e receber faturas por via eletrónica. Esta obrigatoriedade, prevista em Portugal no Código dos Contratos Públicos, é uma imposição de Bruxelas para todos os Estados-Membros da União Europeia.

Com as novas regras, o modelo de fatura eletrónica no âmbito da contratação pública será igual em toda a União Europeia, simplificando os contratos transfronteiriços. Além disso, a faturação eletrónica vai permitir às empresas reduzir os custos inerentes ao processo de faturação, que se torna mais ágil, criando ainda condições para um pagamento mais célere.

O que devo fazer no meu PRIMAVERA?

Se trabalha com entidades públicas, e para que possa cumprir as novas regras, terá de aderir ao serviço etransactions, em www.primaveraspace.com. Na prática, esta adesão consiste na contratação de um certificado digital para cada empresas e de um plano pré ou pós-pago de transações.

A ligação a cada entidade pública terá de ser orçamentada, sendo que os custos poderão variar entre os 150€ e os 230€. Só estão abrangidos contratos públicos, exemplo de faturação em que existe um número de compromisso, número de cabimentação ou número de requisição.

Em Portugal, sabe-se que o formato escolhido é o UBL 2.1, utilizado na maioria dos países da União Europeia e da América Latina no contexto de faturação eletrónica. Mas ainda se aguarda a publicação da portaria que vai regulamentar os aspetos complementares destas faturas.

De salientar também que as entidades públicas ainda se estão a preparar para cumprir a legislação. É, por isso, importante confirmar com as entidades com as quais trabalha se já estão preparadas para cumprir a nova obrigação.

FATURAÇÃO ELETRÓNICA NO ÂMBITO DO CÓDIGO DOS CONTRATOS PÚBLICOS

Quando é que entra em vigor?

A partir de 2019, o modelo de fatura eletrónica terá de ser igual em toda a União Europeia.

O código dos Contratos Públicos (Decreto-Lei nº 111-B/2017) estipula que a transposição da Norma Europeia sobre faturação eletrónica para a legislação nacional entre em vigor a 1 de janeiro de 2019, findo o período de transição (31 de dezembro de 2018).

A quem se aplica?
– Todas as entidades públicas centrais e locais.
– Fornecedores de entidades das entidades públicas.

Que elementos devem constar da fatura eletrónica?
As faturas eletrónicas devem conter:
– Elementos identificadores do processo e da fatura
– Período de faturação
– Informações sobre o vendedor, comprador e beneficiário
– Informações sobre o representante discal do vendedor
– Referência do contrato, condições de entrega
– Instruções de pagamento
– Informações sobre ajustamentos ou encargos
– Informações sobre as rubricas de faturas
– Totais de faturas e discriminação do IVA.

O que é uma fatura eletrónica?
A fatura eletrónica é um documento que foi emitido, transmitido ou recebido num formato eletrónico estruturado e que possibilita o seu processamento automático e eletrónico.

Mantém um valor legal idêntico ao formato em papel, porém, o seu tratamento decorre exclusivamente em formato eletrónico: a emissão, envio, receção e arquivo das faturas decorre unicamente por via eletrónica.

O que não é uma fatura eletrónica?
– Faturas não estruturadas emitidas em pdf ou word
– Imagens de faturas, em formato .jpg, tiff ou outros
– Faturas não estruturadas em HTML, numa página Web ou num e-mail
– OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel)
– Faturas em papel enviadas como imagens, via fax

Faturas em papel vs. Fatura eletrónica

A fatura em papel
– Detalhe de informação tais como montantes, descrições e quantidades
– Apresentam informação num formato visual, impresso, que pode ser lida de forma manual
– Tem forma física que permite ser tratada manualmente

A fatura eletrónica
– Contém informação do fornecedor de forma estruturada num formato eletrónico
– Pode ser automaticamente importado no sistema de informação do cliente

ENQUADRAMENTO LEGAL

Decreto-Lei mº 111-B/2017
– Código dos Contratos Públicos
– Regras da faturação eletrónica nos contratos com a Administração Pública

Diretiva 2014/55/EU
– Faturas eletrónicas na sequência de contratos públicos
– Prevê a criação de uma norma europeia dobre faturação eletrónica (modelo de dados semânticos dos elementos essenciais de uma fatura eletrónica)
– Não se aplica às faturas eletrónicas emitidas no âmbito de concurso público e a execução do contrato são declarados secretos ou devam ser acompanhados de medidas especiais de segurança.