Gestão Documental

A produtividade no ERP PRIMAVERA!

Permite às empresas operar numa lógica paper-free (eliminação de papel) o que, além de uma diminuição de custos operativos com equipamentos, consumíveis e energia para impressão, agiliza o processo de distribuição, pesquisa e consulta de informação através do Portal de Arquivo Documental.

Objetivos

• Pesquisa
• Consulta e tratamento mais simples e rápido de documentos no ERP PRIMAVERA

• Desmaterializar através da digitalização dos documentos em formato papel para formato eletrónico;
• Normalizar todos os documentos existentes na empresa, classificação e uniformização de processos com base em procedimentos criados;
• Indexar através da catalogação e classificação dos documentos eletrónicos;
• Criar Workflow definir e gerir fluxos de aprovações de documentos e processos, como: atribuições, tarefas, estados, distribuição, aprovação e arquivo;
• Pesquisar e consultar documentos através de palavra-chave ou atributos, pré-visualização do conteúdo dos documentos em qualquer parte e a qualquer momento;
• Reduzir Custos através do aumento da produtividade na gestão de processos, informação sempre acessível e a vários utilizadores simultaneamente, redução do custo em papel e redução de custos de espaço físico.

Características Gerais

• Associar e visualizar os documentos digitalizados
• Gerar documentos PRIMAVERA para PDF
• Consultar em formato eletrónico, PDF e XML
• Reduzir a informação em suporte papel
• Aumentar a eficiência e eficácia da pesquisa e consulta

• O EasyDoc pode ser utilizado com qualquer tipo de scanner ou equipamento de digitalização incluindo SmartPhones;
• Disponibiliza, desde o processo de digitalização, mecanismos de suporte aos vários fluxos documentais da empresa, para que cada tipo de documento seja encaminhado pelo circuito correto até à pessoa certa. Ideal para empresas com escritórios dispersos geograficamente;
• O EasyDoc garante os mecanismos de segurança e confidencialidade definidos pela empresa. O acesso aos documentos, sejam contabilísticos ou não, é sempre assegurado apenas aos utilizadores com permissões para o efeito;
• Para melhorar a experiência de utilização, o EasyDoc foi preparado para trabalhar com vários monitores;
• O EasyDoc – Client, permite ao utilizador do software PRIMAVERA fazer os seus registos e lançamentos sem recurso ao documento original, o qual, após digitalização, pode ser arquivado em local seguro;
• Flexibilidade de consultar um processo ou visualizar um conjunto de documentos através do PRIMAVERA ou do Portal;
• O EasyDoc – Portal permite a consulta de documentos a partir de qualquer lugar ou dispositivo. O utilizador necessita apenas de ter um dispositivo com ligação à internet e introduzir as suas credenciais de acesso ao Portal;
• O EasyDoc – Portal incorpora um potente motor de pesquisa que, através de uma palavra-chave, permite encontrar qualquer tipo de documento através de informações no seu conteúdo.